Een administratiekantoor die aangiften voor bedrijven en particulieren maakt, is op zoek naar een manier om veilig online documenten met elkaar uit te wisselen en deze te voorzien van een digitale handtekening.
Klanten geven een “volmacht” aan het administratiekantoor om de aangiftes te ondertekenen. Het administratiekantoor wil echter dat klanten bewust zelf akkoord gaan met de gemaakte aangifte en deze ook zelf kunnen ondertekenen. Dit moet in een onafhankelijke omgeving gebeuren zodat altijd kan worden aangetoond dat een aangifte is gezien en goedgekeurd door de betreffende klant.
Men wilde online documenten en aangiftes op een veilige manier met elkaar uitwisselen en eventueel voorzien van een (rechtsgeldige) digitale handtekening. Ook moeten andere documenten met klanten op een veilige manier met elkaar uitgewisseld kunnen worden. Denk hierbij aan facturen, loonstroken en/of jaarrekeningen.
Veilig online uitwisselen van documenten
Het online portaal DocProof van DigiNotar is hier uitermate geschikt voor. Op eenvoudige wijze worden gebruikers geregistreerd en krijgen beveiligde toegang via de DigiNotar Authenticatie Service (PASS) om documenten te plaatsen en uit te wisselen. Het portaal kan worden ingezet voor het veilig uitwisselen van documenten, maar kan ook aan klanten worden aangeboden als digitale (notariële) kluis. Klanten kunnen op een persoonlijke pagina inloggen en hun waardevolle digitale documenten veilig op de onafhankelijke omgeving van DigiNotar opslaan.
DigiNotar biedt met DocProof een “standaard” oplossing voor het veilig uitwisselen van documenten en aangiftes.
Hoe werkt het?
Het administratiekantoor registreert medewerkers en klanten, die vertrouwelijke documenten uitwisselen, als gebruikers van het online portaal DocProof. Alleen het registreren van naam en emailadres is nodig.
De gebruiker ontvangt vervolgens per email een registratiecode en kiest daarna zelf zijn wachtwoord.
De gebruiker (“zender”) plaatst het vertrouwelijke stuk in het portaal DocProof en bepaalt welke andere gebruikers (medewerkers of relaties) dit document mogen inzien en ophalen.
Vervolgens stuurt DocProof automatisch een notificatie email naar deze gebruikers (“ontvangers”) met de melding dat een nieuw document beschikbaar is.
De ontvanger logt aan via het internet op het DocProof portaal en kan, via de veilige versleutelde SSL tunnel, het document lezen, downloaden en desnoods op reageren of als antwoord een document terugplaatsen.
Met DocProof gebruikt de zender en de ontvanger alleen een standaard browser zonder verdere eisen op specificaties. Tevens beschikken zij over een vooraf ontvangen wachtwoord of ontvangen ze een wachtwoord via sms. Er is geen software locaal nodig. Via het internet wordt via een veilige SSL tunnel een document opgehaald.
Alle documenten die in DocProof worden geplaatst, worden voor minimaal zeven jaar bewaard. Op verzoek van de klant kunnen de documenten ook voor langere periodes worden bewaard