Documenten worden automatisch vanuit uw DMS (Document Management Systeem) in het online portaal Mailproof geschoten.
Hier worden enkele belangrijke gegevens aan Mailproof gegeven zodat de afhandeling automatisch verloopt. Nadat de documenten zijn opgeslagen in uw DMS, zal er een elektronische ondertekening plaatsvinden. Dit wordt mogelijk gemaakt door de module van DigiNotar die in uw DMS beschikbaar komt. De betrokken persoon kan vervolgens zijn document ondertekenen, waarna het document wordt doorgezet voor het elektronisch aangetekend versturen.
Op dat moment start de koppeling tussen DMS en Mailproof. Het DMS geeft standaard een aantal gegevens mee die nodig zijn voor het elektronisch aangetekend versturen. Belangrijk voor het digitaal aangetekend versturen is het feit dat er dat de minimale gegevens zijn opgeslagen in het DMS. Hier gaat het met name over het e-mailadres en het 06-nummer van de ontvanger. Mailproof geeft bij ontvangst van het document een afgifte bericht terug aan uw DMS. Mailproof zal daarna automatisch een e-mail versturen naar de ontvanger en voegt aan die e-mail een link toe waarmee de ontvanger de beschikking in Mailproof kan downloaden. Vervolgens is een code nodig die de ontvanger per sms van DigiNotar ontvangt om het document uiteindelijk te kunnen openen.
Wanneer de ontvanger op de link heeft geklikt, de code heeft ingevoerd en de betreffende beschikking heeft gedownload, verstuurt Mailproof een ontvangstbevestiging naar uw DMS. Dit wordt vervolgens automatisch opgeslagen in uw DMS.
Wilt u meer weten over de mogelijkheden om via uw eigen DMS berichten 'aangetekend' te versturen, neem dan contact met ons op.