Belangrijke vereisten bij het verzenden van digitale polissen:
1. De overeenkomst raadpleegbaar door partijen is
2. De onveranderlijkheid (authenticiteit) van het document in voldoende mate gewaarborgd is
3. Het moment van totstandkoming met voldoende zekerheid kan worden vastgesteld
4. De identiteit van de partijen met voldoende zekerheid kan worden vastgesteld
5. Polissen moeten worden voorzien van een gekwalificeerde elektronische handtekening, conform art. 932 boek 7 BW

DigiNotar biedt de volgende oplossingen :

Webservice oplossing (een combinatie van onderstaande onderdelen):

Elektronische handtekening:
Om een gekwalificeerde elektronische handtekening te zetten onder uw polis, heeft u een Gekwalificeerd Persoonsgebonden Organisatie Certificaat (QPOC) nodig. Voor het vaststellen van de identiteit, moet de ondertekenaar voor een face to face controle naar de notaris. Op basis van deze gegevens verstrekt DigiNotar het betreffende certificaat aan de volmachthouder(s). Het certificaat wordt aan de Signing Service van DigiNotar gekoppeld voor het automatisch ondertekenen van de polis. DigiNotar registreert de ondertekening en archiveert de getekende polis standaard voor de duur van zeven jaar. Hiermee borgt u de onveranderlijkheid van het document.

‘Aangetekend’ versturen
DigiNotar kan de digitaal getekende polissen naar u terugsturen, zodat u ze zelf naar uw klanten kunt versturen. Het is ook mogelijk dat DigiNotar direct de digitale polissen naar uw klanten of intermediairs verzend via het online portaal. Het portaal is onafhankelijk en gebruikers krijgen een e-mail met hyperlink als het document is klaargezet, die zij vervolgens kunnen downloaden. Deze acties worden gelogd waarmee u als verzender kunt aantonen dat én wanneer de klant het document heeft ontvangen. Alle acties worden in het archief van DigiNotar voor een periode van zeven jaar bewaard.

Veilig toegang
Via het onafhankelijke DigiNotar authenticatieplatform kunnen uw klanten op een veilige manier (bijvoorbeeld via SMS) inloggen op uw portaal en met dezelfde digitale identiteit kunnen zij ook inloggen op websites van andere organisaties.

Digitale (notariële) Kluis
Uw digitaal getekende polissen worden automatisch in de onafhankelijke digitale kluis van DigiNotar gearchiveerd. Ook alle acties die plaatsvinden omtrent het versturen van de polissen worden voor een periode van zeven jaar gearchiveerd.

Inhouse oplossing:

NotarSign Server
Polissen in de vorm van PDF documenten en XML berichten worden voorzien van een wettelijk erkende elektronische handtekening. Deze kunnen direct via e-mail worden verstuurd of klaar worden gezet in uw web-portaal. NotarSign is software die in uw IT-omgeving draait met alle gemakken van dien.