Een verzekeringsmaatschappij wil haar polissen niet meer op papier, maar volledig digitaal aan klanten versturen. Dit bespaart tijd en geld en verhoogt de service naar klanten. Sinds dit jaar is het digitaal versturen van polissen wettelijk toegestaan.
Digitale polis
De vraag was op welke wijze de polis rechtsgeldig elektronisch ondertekend en toegezonden kan worden aan de klant, waarbij een aantal zaken van belang zijn:
1. De polis moet ondertekend worden met een gekwalificeerde elektronische handtekening.
2. Er moet aangetoond kunnen worden (door de Verzekeraar) dat de polis is afgegeven.
Voor deze verzekeraar was de webgebaseerde DigiNotar Signing Service de oplossing. De ondertekening en verzending wordt vanuit DigiNotar gedaan en de klant download eenmalig de polis. Door de inzet van de Signing Service, wordt een gekwalificeerde elektronische handtekening geplaatst onder de polis en wordt de digitale polis elektronisch ‘afgegeven’ met juridische waarborg en notariële zekerheid.
Hoe werkt het
De gekwalificeerde elektronische handtekening
De tekenbevoegde volmachthouder(s) van de Verzekeraar vragen een Gekwalificeerd Persoonsgebonden Organisatie Certificaat (QPOC) aan bij DigiNotar. Hiervoor moet de ondertekenaar voor een face to face controle naar de notaris. Op basis van deze gegevens verstrekt DigiNotar het betreffende certificaat aan de volmachthouder(s). Het certificaat wordt aan de Signing Service van DigiNotar gekoppeld voor het automatisch ondertekenen van de polis.
De Transactie
De Verzekeraar stuurt de PDF van de polis, het e-mailadres van de klant en de gegevens van de ondertekenaar (tekenbevoegde volmachthouder) met een ‘webservicecall’ naar DigiNotar.
Via de DigiNotar Signing Service ondertekent de volmachthouder van de Verzekeraar elektronisch de polis met het gekwalificeerde certificaat dat bij DigiNotar op de server staat en gekoppeld is aan de Signing Service. DigiNotar registreert de ondertekening en archiveert de getekende polis voor de duur van zeven jaar.
Verstrekking van de polis
De Verzekeraar kan de getekende polis door middel van een ‘webservicecall’ ophalen bij DigiNotar.
DigiNotar stuurt een unieke dynamische link naar het e-mailadres van de klant. De klant ontvangt een email waarbij duidelijk is dat deze van zijn Verzekeraar afkomstig is en “klikt” op de dynamische link die hem toegang geeft tot het online portaal.
DigiNotar registreert dat de klant op de dynamische link heeft geklikt en toegang heeft gekregen tot zijn digitale polis.
De klant download vervolgens de ondertekende polis naar zijn eigen omgeving. Ook deze actie wordt door DigiNotar geregistreerd en gearchiveerd voor de duur van zeven jaar.
Op deze manier hebben we de ondertekening en verstrekking van de polis voor de Verzekeraar volledig digitaal afgehandeld mét juridische waarborg.