Een gemeente wil beschikkingen, die voorheen per aangetekende post werden verstuurd, volledig digitaal afhandelen. Dit scheelt de gemeente veel geld, mankracht en tijd. Daarbij willen zij dit via hun Document Management Systeem laten verlopen.

In de huidige situatie stellen juristen eerst de beschikking op, vervolgens ondertekenen zij deze documenten, printen ze uit en wordt het aangetekend per post verstuurd. Ook uitnodigingen van hoorzittingen gaan op dergelijke wijze. De gemeente wil de documenten elektronisch kunnen ondertekenen en ‘digitaal aangetekend’ versturen, waarbij zij zekerheid hebben over de aflevering van de documenten.

Elektronisch ondertekenen
Voor deze gemeente was de NotarSign SDK de oplossing. De ondertekening en verzending wordt vanuit DigiNotar via het DMS van de gemeente gedaan en de klant download eenmalig de beschikking. Door de inzet van de NotarSign SDK als module wordt een gekwalificeerde elektronische handtekening geplaatst onder het document en wordt het document elektronisch ‘afgegeven’ met juridische waarborg en notariële zekerheid.

Hoe werkt het
De tekenbevoegde volmachthouder(s) van de gemeente vragen een PKIoverheid Persoonsgebonden Organisatie Certificaat aan bij DigiNotar. Hiervoor moet de ondertekenaar eenmalig voor een face to face controle naar de notaris. Op basis van deze gegevens verstrekt DigiNotar het betreffende certificaat aan de volmachthouder(s). Het certificaat wordt via DigiNotar aan de DMS van de gemeente gekoppeld voor het elektronisch ondertekenen van het document.

De documenten worden gemaakt en vervolgens opgeslagen in het DMS van de gemeente. De betreffende jurist kan elektronisch ondertekenen via de SDK module die via DigiNotar in het DMS beschikbaar komt. Het document wordt vervolgens doorgezet voor het elektronisch aangetekend versturen. Op dat moment start de koppeling tussen het DMS en het online uitwisselingsportaal DocProof van DigiNotar. Het DMS geeft standaard – onder water - een aantal gegevens mee die nodig zijn voor het elektronisch aangetekend versturen. Hier gaat het met name over de naam, het e-mailadres en het 06-nummer van de ontvanger. Vanuit het portaal DocProof wordt bij ontvangst van het document een afgiftebericht teruggegeven aan het DMS.

DocProof verstuurt automatisch een e-mail naar de ontvanger met daarin hyperlink waarmee de ontvanger de beschikking kan downloaden. Om het document daadwerkelijk te kunnen openen, ontvangt men - ter beveiliging - een SMS-code vanuit DigiNotar. Wanneer de ontvanger op de link heeft geklikt, de code heeft ingevoerd en de betreffende beschikking heeft gedownload, verstuurt DocProof een ontvangstbevestiging naar het DMS. Dit wordt vervolgens automatisch opgeslagen in het DMS.

Alle documenten die in DocProof worden geplaatst, worden voor minimaal zeven jaar bewaard.
 

Een verzekeringsmaatschappij wil haar polissen niet meer op papier, maar volledig digitaal aan klanten versturen. Dit bespaart tijd en geld en verhoogt de service naar klanten. Sinds dit jaar is het digitaal versturen van polissen wettelijk toegestaan.

Digitale polis
De vraag was op welke wijze de polis rechtsgeldig elektronisch ondertekend en toegezonden kan worden aan de klant, waarbij een aantal zaken van belang zijn:

1. De polis moet ondertekend worden met een gekwalificeerde elektronische handtekening.
2. Er moet aangetoond kunnen worden (door de Verzekeraar) dat de polis is afgegeven.

Voor deze verzekeraar was de webgebaseerde DigiNotar Signing Service de oplossing. De ondertekening en verzending wordt vanuit DigiNotar gedaan en de klant download eenmalig de polis. Door de inzet van de Signing Service, wordt een gekwalificeerde elektronische handtekening geplaatst onder de polis en wordt de digitale polis elektronisch ‘afgegeven’ met juridische waarborg en notariële zekerheid.

Hoe werkt het

De gekwalificeerde elektronische handtekening
De tekenbevoegde volmachthouder(s) van de Verzekeraar vragen een Gekwalificeerd Persoonsgebonden Organisatie Certificaat (QPOC) aan bij DigiNotar. Hiervoor moet de ondertekenaar voor een face to face controle naar de notaris. Op basis van deze gegevens verstrekt DigiNotar het betreffende certificaat aan de volmachthouder(s). Het certificaat wordt aan de Signing Service van DigiNotar gekoppeld voor het automatisch ondertekenen van de polis.

De Transactie
De Verzekeraar stuurt de PDF van de polis, het e-mailadres van de klant en de gegevens van de ondertekenaar (tekenbevoegde volmachthouder) met een ‘webservicecall’ naar DigiNotar.
Via de DigiNotar Signing Service ondertekent de volmachthouder van de Verzekeraar elektronisch de polis met het gekwalificeerde certificaat dat bij DigiNotar op de server staat en gekoppeld is aan de Signing Service. DigiNotar registreert de ondertekening en archiveert de getekende polis voor de duur van zeven jaar.

Verstrekking van de polis
De Verzekeraar kan de getekende polis door middel van een ‘webservicecall’ ophalen bij DigiNotar.
DigiNotar stuurt een unieke dynamische link naar het e-mailadres van de klant. De klant ontvangt een email waarbij duidelijk is dat deze van zijn Verzekeraar afkomstig is en “klikt” op de dynamische link die hem toegang geeft tot het online portaal.
DigiNotar registreert dat de klant op de dynamische link heeft geklikt en toegang heeft gekregen tot zijn digitale polis.
De klant download vervolgens de ondertekende polis naar zijn eigen omgeving. Ook deze actie wordt door DigiNotar geregistreerd en gearchiveerd voor de duur van zeven jaar.
Op deze manier hebben we de ondertekening en verstrekking van de polis voor de Verzekeraar volledig digitaal afgehandeld mét juridische waarborg.

Een administratiekantoor die aangiften voor bedrijven en particulieren maakt, is op zoek naar een manier om veilig online documenten met elkaar uit te wisselen en deze te voorzien van een digitale handtekening.

Klanten geven een “volmacht” aan het administratiekantoor om de aangiftes te ondertekenen. Het administratiekantoor wil echter dat klanten bewust zelf akkoord gaan met de gemaakte aangifte en deze ook zelf kunnen ondertekenen. Dit moet in een onafhankelijke omgeving gebeuren zodat altijd kan worden aangetoond dat een aangifte is gezien en goedgekeurd door de betreffende klant.

Men wilde online documenten en aangiftes op een veilige manier met elkaar uitwisselen en eventueel voorzien van een (rechtsgeldige) digitale handtekening. Ook moeten andere documenten met klanten op een veilige manier met elkaar uitgewisseld kunnen worden. Denk hierbij aan facturen, loonstroken en/of jaarrekeningen.

Veilig online uitwisselen van documenten
Het online portaal DocProof van DigiNotar is hier uitermate geschikt voor. Op eenvoudige wijze worden gebruikers geregistreerd en krijgen beveiligde toegang via de DigiNotar Authenticatie Service (PASS) om documenten te plaatsen en uit te wisselen. Het portaal kan worden ingezet voor het veilig uitwisselen van documenten, maar kan ook aan klanten worden aangeboden als digitale (notariële) kluis. Klanten kunnen op een persoonlijke pagina inloggen en hun waardevolle digitale documenten veilig op de onafhankelijke omgeving van DigiNotar opslaan.
DigiNotar biedt met DocProof een “standaard” oplossing voor het veilig uitwisselen van documenten en aangiftes.

Hoe werkt het?
Het administratiekantoor registreert medewerkers en klanten, die vertrouwelijke documenten uitwisselen, als gebruikers van het online portaal DocProof. Alleen het registreren van naam en emailadres is nodig.
De gebruiker ontvangt vervolgens per email een registratiecode en kiest daarna zelf zijn wachtwoord.
De gebruiker (“zender”) plaatst het vertrouwelijke stuk in het portaal DocProof en bepaalt welke andere gebruikers (medewerkers of relaties) dit document mogen inzien en ophalen.
Vervolgens stuurt DocProof automatisch een notificatie email naar deze gebruikers (“ontvangers”) met de melding dat een nieuw document beschikbaar is.
De ontvanger logt aan via het internet op het DocProof portaal en kan, via de veilige versleutelde SSL tunnel, het document lezen, downloaden en desnoods op reageren of als antwoord een document terugplaatsen.

Met DocProof gebruikt de zender en de ontvanger alleen een standaard browser zonder verdere eisen op specificaties. Tevens beschikken zij over een vooraf ontvangen wachtwoord of ontvangen ze een wachtwoord via sms. Er is geen software locaal nodig. Via het internet wordt via een veilige SSL tunnel een document opgehaald.

Alle documenten die in DocProof worden geplaatst, worden voor minimaal zeven jaar bewaard. Op verzoek van de klant kunnen de documenten ook voor langere periodes worden bewaard
 

De ca. 3000 leden van een brancheorganisatie versturen offertes en de daarbij behorende algemene voorwaarden per email. Daarbij is het van belang dat zij kunnen aantonen dat hun klanten de betreffende documenten ook daadwerkelijk hebben ontvangen, om een juridisch conflict hierover te vermijden. Een e-mail levert in zo’n geval niet voldoende bewijs op waarbij de brancheorganisatie ingeschakeld wordt door haar leden voor juridische ondersteuning.
 
'Aangetekend' versturen
Om dit te voorkomen wil de brancheorganisatie haar leden adviseren om de algemene voorwaarden en offertes “aangetekend” digitaal te versturen. Als de leden dit niet doen en er treedt een dispuut op bij een van de klanten, dan staan de juristen/advocaten van de brancheorganisatie deze leden niet meer bij.
Via het online beveiligd uitwisselingsportaal Docproof vindt de verzending van offertes en algemene voorwaarden elektronisch ‘aangetekend’ plaats, waardoor de verzender een bewijs heeft dat het verzonden document door de ontvanger daadwerkelijk is ontvangen. Het bewijs wordt op een onafhankelijke plaats, bij DigiNotar, opgeslagen en bewaard in een digitale kluis. Bij een eventueel dispuut kan notarieel verklaard worden dat het document ontvangen is.

Hoe werkt het
Leden van de brancheorganisatie krijgen toegang tot het online portaal Docproof. Op basis van hun lidmaatschapnummer kunnen ze zich registreren als gebruiker op het portaal Docproof.
In het registratieformulier vullen ze het lidmaatschapnummer, de NAW gegevens (deze worden automatisch overgenomen op basis van lidmaatschapnummer), e-mailadres en mobiele nummer in. Op basis hiervan ontvangen de leden een email met een code om de registratie te bevestigen. Zodra ze de registratie hebben bevestigd, zijn ze als gebruiker aangemeld.

De gebruiker (verzender) maakt zijn offerte en algemene voorwaarden. Om elektronisch te versturen, loggen ze in op het portaal Docproof met hun toegangsmiddel (kan met inlognaam en wachtwoord of inlognaam en sms authenticatie).
De verzender voert de klantgegevens in van de ontvanger en maakt het e-mailbericht. Vervolgens voegt hij de offerte en de algemene voorwaarden bij en klikt op ‘verzenden’. Het portaal DocProof registreert dat het document is toegevoegd en archiveert deze.

Vanuit het portaal wordt een email naar de ontvanger gestuurd waarin een hyperlink staat naar de te downloaden documenten. De acties van de ontvanger als hij op de link klikt, het document opent of download, worden allemaal gelogd en bewaard in het (notariële) digitale archief (van DigiNotar). Er kan dus altijd aangetoond worden dat de ontvanger het bestand heeft ontvangen. Desnoods kan hier gedurende die termijn een notariële verklaring over afgegeven worden.

Het Docproof platform is een online dienst van DigiNotar. Er hoeft geen investering te gedaan te worden in techniek of in de infrastructuur.