Via het DocProofportaal is het zeer gemakkelijk geworden om documenten vertrouwelijk te verzenden, te ontvangen en te archiveren. Denkt u aan:
• Het versturen van offertes of contracten naar relaties;
• Het uitwisselen van vertrouwelijke stukken naar aandeelhouders of commissarissen;
• Het uitwisselen van informatie met tijdelijk aangestelde adviseurs;
• Uitwisselen van vertrouwelijke rapporten met uw toezichthouder of auditor;
• Archiveren in onze notariële digitale kluis.
Stappenplan
Om van DocProof gebruik te maken, registreert u zich bij DigiNotar. U ontvangt van ons een
persoonsgebonden certificaat voor toegang tot uw eigen ruimte op DocProof. U kunt direct
beginnen met het registreren van uw cliënten en communicatiepartners. Bij de registratie kiest u het authenticatiemiddel voor uw cliënten, waarna DigiNotar de cliënten het gekozen authenticatiemiddel toestuurt. Mogelijke authenticatiemiddelen zijn wachtwoord, SMS, certificaat of OTP token.
- Documenten aanleveren
Documenten kunnen door geregistreerde medewerkers van een organisatie vanaf het eigen netwerk of werkstation worden overgezet (upload) naar DocProof. In DocProof kunnen de documenten door degene die het document ter beschikking stelt, worden gekoppeld aan geregistreerde relaties die het document ter beschikking krijgen.
- Notificatie per e-mail
De persoon die gekoppeld is aan een document, ontvangt een notificatie per e-mail op het moment dat een document voor hem klaarstaat in DocProof. De gekoppelde persoon krijgt toegang tot DocProof door aan te loggen via de DigiNotar Authenticatie Service.
- Ophalen document
Na het aanloggen op DocProof kan deze persoon het document inzien en eventueel overhalen naar zijn eigen computer. De documenten zijn alleen toegankelijk voor de betreffende eindgebruikers in diens eigen gedeelte in DocProof.
- Overige handelingen
Afhankelijk van de rol en de rechten die aan de eindgebruiker zijn toegekend, kan deze online het document bekijken, downloaden, ondertekenen of erop reageren.
- Uitwisselen van documenten
Het uploaden en eventueel aanpassen van documenten werkt twee kanten op. De eindgebruiker die een notificatie met hyperlink naar een document heeft ontvangen, kan omgekeerd ook het document downloaden, aanpassen en weer uploaden. Het bestand kan zo nodig weer gekoppeld worden aan dezelfde of (ook) aan andere eindgebruikers.
- Archivering
Alle documenten die in DocProof worden klaargezet, worden voor minimaal zeven jaar digitaal bewaard in onze digitale kluis. Op verzoek van een organisatie kunnen de documenten ook voor langere periodes worden bewaard.
- Audittrail
Alle acties die in DocProof plaatsvinden, worden vastgelegd in een zogenaamde audittrail. Zo is duidelijk wie, wat, wanneer heeft gelezen, geupload, gedownload etc. Daarnaast worden alle geuploade documenten bewaard. Zo ontstaat een volledig overzicht van alle versies van een document. Daarmee heeft een organisatie en hebben belanghebbenden een onafhankelijke bewijsvoering over al hetgeen plaats heeft gevonden.
Zekerheid
Op deze wijze ontstaat een volkomen veilige en professionele uitwisseling en behandeling van zakelijke correspondentie tussen communicatiepartners. U verkrijgt de zekerheid dat de partners de juiste versies van documenten tot hun beschikking hebben gekregen.